Power BI ne fait pas que des dashboards : découvrez les rapports paginés 

Article rédigé par Sanae Boulahtit

Encore trop d’Excel dans vos reportings ?

Dans de nombreuses entreprises, les reportings opérationnels, réglementaires ou financiers sont encore produits… à la main. Chaque mois, les équipes passent des heures à consolider des données dans Excel, à reformater des fichiers pour les rendre “présentables”, ou à générer manuellement des PDF pour les directions, les partenaires ou les autorités de régulation. 

Et pourtant, la plupart de ces entreprises sont déjà équipées d’une plateforme de Business Intelligence moderne comme Power BI. Alors pourquoi continue-t-on à bricoler des rapports dans Excel ? Tout simplement parce que les dashboards interactifs, aussi puissants soient-ils, ne répondent pas à tous les cas d’usage métier. 

Quand un service finance doit produire un bilan comptable normalisé, ou qu’un service client veut générer des relevés individuels, ou encore que la Direction exige un rapport PDF structuré chaque semaine, les tableaux de bord classiques atteignent leurs limites. 

C’est ici que les rapports paginés Power BI entrent en scène. 

Les rapports paginés, qu’est ce que c’est ?

Un rapport paginé, c’est un document au format fixe, pensé pour l’impression ou l’export PDF, avec un contrôle total de la mise en page (marges, sauts de page, en-têtes, pied de page, etc.). 

Contrairement aux rapports Power BI interactifs, conçus pour l’exploration visuelle et le « drill-down », les rapports paginés sont pensés pour délivrer des documents “officiels” et structurés : état de compte, facture, rapport réglementaire, rapport RH, etc. 

Techniquement, les rapports paginés s’appuient sur Power BI Report Builder, un outil complémentaire de Power BI, basé sur la technologie SSRS (SQL Server Reporting Services), qui permet de concevoir ces rapports à partir des mêmes sources de données utilisées dans Power BI, garantissant ainsi la cohérence et la fiabilité des données. 

Dashboards vs Rapports Paginés : deux usages complémentaires 

Les deux approches sont complémentaires : en combinant dashboards et rapports paginés, une entreprise peut couvrir 100 % de ses besoins BI — de la visualisation dynamique à la production documentaire certifiée. 

Cas d’usages : quand le « paginé » devient incontournable

Les rapports paginés ne sont pas réservés aux contextes réglementaires : ils s’imposent partout où l’entreprise a besoin de documents fiables, formatés et diffusables automatiquement. Voici quelques exemples typiques rencontrés chez nos clients : 

• États comptables normalisés (bilan, compte de résultat, suivi budgétaire) générés chaque mois à partir des données du data warehouse. 
• Relevés ou synthèses par entité / filiale / centre de coûts, prêts à être envoyés automatiquement aux responsables concernés. 

• Rapports de performance hebdomadaires regroupant plusieurs indicateurs clés (ventes, production, marges, effectifs) dans un format PDF clair, prêt à être diffusé au COMEX. 
• Rapports d’audit ou de conformité interne, où la structure et la traçabilité des données sont essentielles. 

• Listes d’expéditions ou de livraisons détaillées par jour, site ou transporteur, avec pagination et numérotation automatique. 
• Rapports de suivi qualité ou maintenance, générés à partir des données de production et mis en page pour les équipes terrain ou les partenaires externes. 

• Relevés personnalisés par client (commandes, remises, volumes, historique d’achat) envoyés automatiquement chaque mois. 
• Rapports d’activité commerciale pour les équipes régionales : mêmes indicateurs, mais filtrés selon leur périmètre. 

En résumé : partout où un document doit être structuré, partagé ou archivé, les rapports paginés apportent la rigueur et l’automatisation qui manquent souvent aux exports Excel. 

Comment ça marche ? Déploiement, licences, intégration 

Les rapports paginés sont créés avec Power BI Report Builder, un outil gratuit à installer localement. Les utilisateurs peuvent concevoir des rapports précis à partir : 

• de datasets Power BI existants, 
• de sources SQL ou d’autres connecteurs, tout en conservant une cohérence totale avec la gouvernance Power BI. 

Une fois finalisé, le rapport paginé peut être publié directement dans Power BI Service, au même titre qu’un dashboard classique. Il bénéficie donc des mêmes mécanismes de gouvernance, de sécurité, de partage et de mise à jour automatique des données. 

• Partage via Power BI Service (avec gestion des rôles et accès). 
• Abonnements automatiques : envoi hebdomadaire ou mensuel des rapports au format PDF ou Word. 
• Intégration dans des portails métiers ou applications internes via Power BI Embedded. 

Les rapports paginés peuvent être créés avec Power BI Report Builder (gratuit), mais pour les publier et les partager, il faut une licence Power BI Pro ou Premium Per User. Pour un accès à grande échelle ou sans restriction, une capacité Premium (ou Fabric) est nécessaire. 

Pourquoi intégrer les rapports paginés dans votre stratégie BI ?

Pour les décideurs métiers : Moins de tâches manuelles, plus de fiabilité. 
Les rapports paginés garantissent la conformité et la reproductibilité des reportings sans retraitement manuel. 
Ils permettent aux équipes de se concentrer sur l’analyse et la prise de décision, plutôt que sur la mise en forme. 

Pour les équipes IT / BI / Data : Moins d’outils, plus de cohérence. 
Les rapports paginés s’intègrent nativement à l’écosystème Power BI : une seule gouvernance, un seul modèle de données, moins de dette technique. 

Pour les DSI : Un meilleur ROI et une BI unifiée. 
En intégrant les rapports paginés, l’entreprise exploite pleinement son investissement Power BI, tout en renforçant la gouvernance, la sécurité et l’adoption par les métiers. 

Plus qu’un outil, un levier de performance

Loin d’être un simple module additionnel, Power BI Report Builder est un véritable levier de productivité et de fiabilité pour les entreprises. 
Il prolonge la puissance de Power BI jusqu’à la production documentaire, en éliminant le recours à des outils externes. 

Chez ActinVision, nous aidons les organisations à : 

• identifier les cas d’usage pertinents pour les rapports paginés, 
• concevoir des modèles “clé en main” avec Power BI Report Builder, 
• intégrer ces rapports dans leur écosystème BI existant, 
• et optimiser leurs licences pour une adoption pérenne et rentable. 

Vous avez encore des reportings produits à la main ? 
Parlons-en et voyons comment Power BI peut vous aider à optimiser votre temps !